PMA – Professional Management Academy

Scope là gì? 6 bước quản lý Scope hiệu quả

scope là gì?

Cập nhật lần cuối vào 26/09/2023 bởi Phạm Mạnh Cường

Quản lý phạm vi (Scope Management) của một dự án giống như lái một chiếc ô tô. Nếu bạn không để mắt tới phía trước, chiếc xe sẽ lệch khỏi đường. Tương tự, nếu bạn không kiểm soát phạm vi dự án của mình, dự án sẽ đi chệch hướng. Việc quản lý phạm vi dự án hiệu quả sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ cho dự án của bạn trong các giới hạn cụ thể. 

Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn một số khái niệm về quản lý phạm vi dự án, những rủi ro cần tránh và các bước cơ bản về quản lý phạm vi dự án của bạn.

Scope là gì?

Scope hay phạm vi được chia làm 2 loại: project scope (phạm vi dự án) và product scope (phạm vi sản phẩm). 

Product scope là các tính năng và chức năng được đưa vào sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc kết quả của dự án.

Project scope là tất cả các công việc cần được thực hiện để cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc thành quả với các chức năng hoặc tính năng được chỉ định. Mức độ hoàn thành của từng công việc được đánh giá dựa trên kế hoạch quản lý dự án.

Đôi khi project scope được coi là bao gồm cả product scope.

Tại sao xác định project scope rất quan trọng?

Project scope giúp bạn tạo ra sự hiểu biết chung giữa bạn – người quản lý dự án và tất cả các bên liên quan (stakeholders) trong dự án. 

Do đó nếu không có project scope, bạn sẽ không kiểm soát được được các yêu cầu được phê duyệt, những gì phải có và không có trong sản phẩm.

Điều đó hoàn toàn có thể dẫn tới sự sai lệch và hiểu lầm, và để bù đắp sai phạm đó là một điều rất khó, hao tổn nguồn lực, tiền tài và thời gian.

Làm thế nào để xác định project scope?

Vì vậy, để ngăn chặn phạm vi leo thang, trước tiên bạn cần xác định rõ ràng phạm vi dự án. Tin tốt là, xác định phạm vi dự án của bạn không khó như bạn nghĩ. Hầu hết, phạm vi dự án của bạn là một cách để viết ra các tham số mà bạn đã thiết lập trong các tài liệu khác, chẳng hạn như bản tóm tắt dự án của bạn.

Để xác định và thiết lập phạm vi dự án của bạn, hãy làm theo năm bước sau:

Bắt đầu với “tại sao”. Tại sao bạn và nhóm của bạn làm việc trong dự án này? Bạn hy vọng đạt được điều gì? Biết quy mô và phạm vi của những gì bạn định đạt được sẽ giúp bạn xác định phạm vi dự án của mình.

Đưa vào các mục tiêu dự án của bạn. Mục tiêu dự án và phạm vi dự án của bạn được liên kết chặt chẽ. Các mục tiêu dự án của bạn xác định mục đích của dự án và đến lượt chúng phải phù hợp với phạm vi dự án của bạn.

Viết ra phạm vi dự án của bạn. Hãy nhớ rằng, điều này không phải là rất dài. Phạm vi dự án của bạn chỉ là nơi để bạn phác thảo rõ ràng các sản phẩm có thể bàn giao của dự án và cách chúng liên quan đến các mục tiêu dự án của bạn. Hãy thoải mái sử dụng các gạch đầu dòng.

Xem lại phạm vi dự án của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan và rằng mọi người đều phù hợp với kết quả, mục tiêu và phạm vi của dự án.

Thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu bạn chưa căn chỉnh trong bước bốn, hãy dành chút thời gian để viết lại phạm vi dự án của bạn. Trước khi hoàn thiện, hãy hiển thị lại tài liệu cho các bên liên quan của bạn để đảm bảo đồng ý.

Các lỗi sai thường gặp trong quản lý scope

Scope Creep

Scope Creep là việc bổ sung các tính năng, chức năng hoặc nhiệm vụ vào quy trình phát triển dự án mà trước đó không được đưa vào phạm vi ban đầu. 

Khi phạm vi dự án vượt khỏi tầm kiểm soát, các nhóm sẽ thấy mình đang thực hiện dự án vượt ngân sách và vượt tiến độ. Điều này ảnh hướng tiêu cực về mặt tinh thần của các cá nhân trong team cũng như các mối quan hệ trong dự án về lâu về dài.

Scope Creep thường xảy ra khi không có sự đồng thuận về phạm vi dự án. Nếu các bên liên quan và người quản lý có những kỳ vọng khác nhau, một bên có thể yêu cầu quá mức hoặc tính phí quá mức cho bên kia.

Để ngăn chặn vấn đề này, nhà quản lý cần phải có những thay đổi một cách chủ động. Họ cần phải theo dõi chặt chẽ mọi yêu cầu thay đổi và thông báo cho các bên liên quan về điều này. Khi nhóm dự án đưa ra được những giải thích dựa trên số liệu để từ chối yêu cầu hoặc để thay đổi thì hầu hết khách hàng sẽ hiểu và đồng thuận.

Xem thêm: Scope Creep: “Ác mộng” của mọi PM

Gold Plating

Gold Plating là việc nhóm dự án thêm các tính năng bổ sung mà không nằm trong phạm vi ban đầu, thường là “miễn phí” cho khách hàng. Điều này xảy ra khi nhóm dự án nghĩ rằng nó sẽ làm cho khách hàng hài lòng, hoặc các thành viên trong nhóm muốn thể hiện khả năng của mình, hay đây cũng là một cách để che giấu những sai lầm và thiếu sót.

Theo hướng tích cực, việc gold plating là một ý tưởng hay khi khách hàng sẽ đánh giá cao công việc của nhóm dự án. Tuy nhiên, hoạt động này lại đem lại nhiều rủi ro hơn là những lợi ích:

  • Khách hàng có thể khó chịu vì những thay đổi được thực hiện mà không có sự chấp thuận của họ.
  • Bên cạnh việc tăng chi phí, rủi ro và thời gian chậm trễ, bạn cũng làm tăng kỳ vọng của khách hàng. Những lần sau, họ có thể sẽ mong đợi bạn thực hiện dự án vượt mức kỳ vọng một lần nữa và sẽ không hài lòng nếu bạn không đạt được điều đó.
  • Nếu khách hàng không thích những thay đổi đó, họ có thể từ chối chấp nhận thành phẩm của dự án hoặc thậm chí bạn sẽ mất khách hàng đó.

Vậy làm thế nào để tránh khỏi tình huống này trong dự án?

Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn quản lý team của mình tốt hơn:

  • Đặt tiêu chuẩn cho team: không bao giờ cho phép các thành viên trong nhóm thêm các tính năng bổ sung mà không có sự chấp thuận của khách hàng và giải thích về việc chúng sẽ ảnh hưởng đến dự án như thế nào
  • Xây dựng quy trình: hãy thiết lập các bước để các thành viên trong nhóm thực hiện khi họ muốn thêm các công việc ngoài phạm vi dự án ban đầu
  • Giao tiếp và giám sát: giao tiếp cởi mở trong suốt dự án và giám sát công việc để có thể kiểm soát được hoạt động gold plating

Xem thêm: Gold Plating và 4 cách phòng tránh trong quản lý dự án

Các bước quản lý Project Scope

Lập kế hoạch Scope Management (Plan Scope Management)

Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch đó là tạo tài liệu kế hoạch phạm vi của dự án. Tài liệu này nên bao gồm xác định phạm vi, bảng phân tích các yêu cầu của dự án và sản phẩm bàn giao.

Tài liệu kế hoạch phạm vi cũng có thể bao gồm quy trình kiểm soát thay đổi để ngăn chặn Scope Creep.

Thu thập yêu cầu (Collect Requirements)

Đây là quá trình xác định và ghi lại nhu cầu của các bên liên quan để đáp ứng các hoạt động của dự án. Tài liệu liên quan đến thu thập yêu cầu được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án

Xác định phạm vi dự án (Define Scope)

Trong bước này, nhóm dự án xây dựng bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm. Vì vậy, trong khi thu thập danh sách yêu cầu, tất cả các yêu cầu khác nhau của dự án và sản phẩm hoặc dịch vụ phải được xác định cụ thể.

Tạo WBS (Create WBS)

Việc tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS) được thực hiện bằng ký thuật gọi là phân tách. Về cơ bản, đó là quá trình chia nhỏ các sản phẩm bàn giao của dự án và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo Work Breakdown Structure (WBS) (2023)

Xác minh phạm vi (Validate Scope)

Đây là quy trình nằm trong nhóm quy trình giám sát và kiểm soát dự án. Quá trình này bao gồm việc xem xét các sản phẩm bàn giao với khách hàng để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành một cách thỏa đáng và được khách hàng chấp nhận các sản phẩm bàn giao.

Kiểm soát phạm vi (Control Scope)

Hoạt động ngày là nhóm quy trình cuối cùng của quản lý Project Scope. Nó cũng là một phần của nhóm quy trình giám sát và kiểm soát dự án. Đây là quá trình giám sát trạng thái của dự án và quản lý các thay đổi đối với phạm vi. Quy trình này đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được yêu cầu và các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa được đề xuất đều được xử lý thông qua quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp.

Kết luận

Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm hướng dẫn nhóm của mình trong suốt vòng đời dự án. Do đó, việc nắm được những thông tin cơ bản trên sẽ giúp kế hoạch quản lý phạm vi của bạn cụ thể, rõ ràng hơn, từ đó, nhóm của bạn cũng sẽ đạt được nhiều hiệu quả hơn trong quá trình làm việc.