Cập nhật lần cuối vào 10/06/2024 bởi Phạm Mạnh Cường
Warm up là một thao tác quan trọng trong các cuộc họp của quản lý dự án. Nó sẽ giúp khởi động tinh thần và tạo điều kiện cho các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.
Bài viết này sẽ liệt kê các thể thức Warm up activities hiệu quả nhất và cách thức thực hiện hiệu quả nhất.
Định nghĩa Warm up trong Quản Lý Dự Án
Warm up là gì?
Warm up là một hoạt động trước khi buổi họp hoặc làm việc nhóm diễn ra, hướng tới tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và cởi mở. Sau khi triển khai warm up, các thành viên sẽ sáng tạo hơn, linh hoạt hơn, điều này tạo điều kiện cho một buổi họp hiệu quả.
Tại sao nên triển khai Warm up trước cuộc họp?
Bạn nên triển khai warm up trước cuộc họp bởi vì nó sẽ mang lại các lợi ích cá nhân và cả tập thể sau đây:
- Tăng sự tập trung/ Tránh phân tâm: Warm up sẽ giúp mọi người tăng sự chú ý vào cuộc họp hơn, tránh bị phân tâm bởi các công việc khác (có thể là đang làm dở trước khi vào họp)
- Kích thích tính sáng tạo và tinh thần hợp tác: Khi triển khai các warm up activities, mọi người sẽ thoải mái hơn trong việc giao tiếp hợp tác, ngoài ra còn thúc đẩy tư duy linh hoạt hơn, tăng khả năng sáng tạo của từng cá nhân.
- Giảm căng thẳng và áp lực: Các buổi họp thường đi kèm các áp lực, căng thẳng và điều này đôi khi khiến không khí cuộc họp gặp khó. Warm up chính là chìa khóa giải quyết vấn đề này.
- Chuẩn bị tinh thần và thể chất: Chỉ bằng các hoạt động đơn giản, Warm up sẽ giúp bạn sẵn sàng hơn trong cả thể chất lẫn tinh thần cho một buổi họp.
Các hình thức Warm up phổ biến trong Quản lý Dự án

Warm up trước buổi họp Nhóm
Trò Chơi “Icebreaker” (Phá Băng):
Mô tả:Các thành viên sẽ thực hiện các hoạt động như “Giới thiệu bản thân bằng một từ” hoặc “Chia sẻ một điều mà mình thấy thú vị ở bản thân” với các thành viên khác
Lợi ích: Đây là một trong các cách tốt nhất để triển khai các cuộc họp có thành viên mới, mọi người dễ dàng làm quen và thân thiện hơn với nhau.
Xem thêm: 5 cách áp dụng Icebreak hiệu quả trong training
Bài Tập “Brainstorming” (Động Não):
Mô tả: Đây là một bài tập yêu cầu mọi người phải suy nghĩ khi chơi, phổ biến nhất là “Nối từ” hoặc “Liệt kê”.
Nối từ: Bắt đầu bằng 1 từ bất kỳ, như là “Con cá”, người tiếp theo phải đưa ra một từ bắt đầu bằng chữ “Cá”.
Liệt kê: Đưa ra đề bài, ví dụ như “kể tên các nước ở châu Á”
Lợi ích: Đây có thể coi như là một quá trình kích thích não bộ khởi động, để đến khi vào cuộc họp mọi người sẽ có tư duy linh hoạt hơn.
Hoạt Động “Role-Playing” (Đóng Vai):
Mô tả: Đây là hoạt động ít phổ biến, tương tự như việc diễn kịch. Các thành viên trong nhóm sẽ diễn lại một tình huống có thật và nêu ra cảm nhận cũng như quan điểm của mình
Lợi ích: Các thành viên có sự thấu cảm hơn, tăng khả năng giao tiếp và giải quyết xung đột của các thành viên.
Trò chơi “Two Truths and a Lie” (Hai Sự Thật và Một Lời Nói Dối):
Mô tả: Mỗi thành viên sẽ chia sẻ 3 điều về bản thân gồm 2 điều đúng và một điều sai. Các thành viên còn lại phải đoán xem điều nào là sai và tại sao lại vậy.
Lợi ích: Đây cũng là một cách để thúc đẩy một nhóm mới làm quen với nhau cực tốt và mọi người sẽ có cái nhìn tổng quan thấu hiểu về nhau hơn.
Trò Chơi “Pictionary”:
Mô tả: Đầu tiên bạn chia nhóm thành 2 đội, mỗi thành viên sẽ được phát một cái bút và một tờ giấy. Thành viên đầu tiên của từng đội sẽ được nhìn thấy đáp án và mô tả lại bằng cách vẽ trong 15 giây. Tiếp đó, thành viên thứ hai của từng đội nhìn tranh của thành viên đầu tiên, đoán xem đó là gì và mô tả lại bằng cách vẽ. Thành viên thứ ba sẽ xem tranh của thành viên số hai. Cho tới người cuối cùng thì sẽ không cần phải vẽ tranh mà trong 30 giây phải đoán được đáp án là gì.
Lợi ích: Giao tiếp không lời là một trong các yếu tố quan trọng nhất của sự ăn ý và trò chơi này sẽ giúp mọi người điều này. Hơn nữa là sự tập trung và động não trước khi vào họp.
Hoạt Động “Human Knot” (Nút Thắt Con Người):
Mô tả: Các thành viên đứng thành một vòng tròn, đưa lưng về phía nhau và nắm tay nhau. Nhiệm vụ của mọi người là để tay không được buông ra và tất cả mọi người có thể quay mặt về phía nhau.
Lợi ích: Tăng cường sự hợp tác và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Xem thêm: Hướng dẫn triển khai Human Knot
Warm up trước buổi họp với Khách hàng
Không chỉ họp nhóm mới cần Warm up mà cả khi làm việc khách hàng cũng cần, điều này giúp tạo một ấn tượng tốt và một không khí hợp tác.
Hoạt Động “Giới Thiệu Chéo”:
Mô tả: Mỗi thành viên trong nhóm giới thiệu thành viên khác, chia sẻ vai trò và một thành tựu của họ trong dự án.
Lợi ích: Cho khách hàng thấy rằng từng thành viên trong đội nhóm đều hiểu nhau và sự tự tin của đội ngũ.
Trò Chơi “Kết Nối”:
Mô tả: Cách tốt nhất để kết nối chính là sự tương đồng, trò chơi giúp từng thành viên tìm ra sự tương đồng của bản thân với khách hàng là một cách kết nối tốt.
Lợi ích: Tạo ra sự kết nối giữa khách hàng và thành viên đội nhóm, là cơ sở cho một môi trường làm việc thân thiện.
Bài Tập “Visioning” (Tầm Nhìn):
Mô tả: Chia sẻ tầm nhìn giữa khách hàng và từng thành viên nhóm là một cách tuyệt vời.
Lợi ích: Khi tất cả có chung một tầm nhìn, thì sẽ tạo nên sự thấu hiểu, đồng lòng và quyết tâm.
Warm up cho Cuộc họp trực tuyến
Họp trực tuyến thì để cho mọi người tập trung hơn, bạn nên sử dụng các công cụ để có thể kết nối hành động của mọi người.
Trò Chơi “Online Icebreaker”:
Mô tả: “Kahoot Quiz” hoặc “Virtual Bingo” là các công cụ phổ biến nhất cho việc kết nối hành động “phá băng” của mọi người
Lợi ích: Tạo ra một môi trường thoải mái và kết nối thành viên ngay từ trước khi bắt đầu buổi họp.
Hoạt Động “Quick Poll” (Khảo Sát Nhanh):
Mô tả: Triển khai một cuộc khảo sát, chủ đề phải liên quan tới cuộc họp, công cụ hợp lý ở đây là Slido hoặc Mentimeter và Zoom Poll.
Lợi ích: Cho thấy cách nhìn của thành viên về chủ đề này, qua đó có thể dẫn dắt cuộc họp trở nên hấp dẫn và trôi chảy hơn.
Hướng dẫn triển khai Warm up tốt nhất
Bước 1: Chuẩn bị
Mọi thứ đều được chuẩn bị trước đều sẽ tốt hơn nhiều so với việc không chuẩn bị, Warm up cũng vậy, và dưới đây là một số bước chuẩn bị cho việc triển khai Warm up tốt nhất.
Chuẩn bị không gian và công cụ cần thiết
Không gian: Không gian sẽ tác động trực tiếp tới cảm xúc của các thành viên trong buổi họp. Không gian ở đây bao gồm cả điều hòa, ghế, bàn,… Nếu là cuộc họp trực tuyến thì yêu cầu về không gian sẽ giảm đi.
Công cụ: Các công cụ cần thiết để tương tác như bút, giấy, bảng, máy chiếu hay phần mềm phải có sẵn và chỉ chờ để được sử dụng ngay khi triển khai.
Lên kế hoạch cho hoạt động Warm up
Chọn hoạt động phù hợp: Timebox cho Warm up khoảng 5-15 phút. Sau đó phân tích chủ đề cuộc họp, đặc điểm của đội nhóm làm tiêu chí lựa chọn hoạt động Warm up.
Chuẩn bị hướng dẫn rõ ràng: Phải có phần hướng dẫn tham gia cho các thành viên, để mọi người có thể tham gia một cách hiệu quả nhất có thể.
Thông báo trước cho các thành viên
Gửi thông báo trước: Thông báo là điều quan trọng, điều này giúp các thành viên trong nhóm hiểu hơn về chương trình của buổi họp. Tốt nhất là bạn luôn triển khai Warm up trước khi bước vào nội dung chính của buổi họp.
Bước 2: Triển khai
Dưới đây là các điều mà bạn cần biết khi bắt đầu triển khai Warm up:
Quan sát và lắng nghe: Hãy quan sát phản ứng và lắng nghe các ý kiến phản hồi của thành viên nhóm. Bạn nên điều chỉnh ngay lập tức nếu cần thiết.
Khuyến khích tham gia: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có cơ hội tham gia, duy trì sự tôn trọng với tất cả thành viên nhóm.
Tạo không khí vui vẻ: Warm up quan trọng ở chỗ là làm thoáng không khí của buổi họp, đừng quên mục tiêu tạo ra một bầu không khí vui vẻ của warm up.
Thời gian hợp lý: Warm up nên ngắn gọn và không chiếm quá nhiều thời gian của cuộc họp. Một hoạt động kéo dài từ 5 đến 15 phút là lý tưởng.
Tập trung vào mục tiêu: Dù là trò chơi hay bài tập, hãy đảm bảo rằng nó tập trung vào mục tiêu chính là tăng cường sự tập trung, sáng tạo và tinh thần hợp tác của nhóm.
Phản hồi từ thành viên: Sau khi hoàn thành Warm up, hãy thu thập phản hồi từ các thành viên về hoạt động. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả của Warm up và cải thiện cho các lần thực hiện sau.
Tự đánh giá: Đánh giá bản thân về cách thực hiện và kết quả đạt được. Từ đó, rút ra kinh nghiệm và lên kế hoạch cho các hoạt động Warm up trong tương lai một cách hiệu quả hơn.
Warm up trong cuộc họp quản lý dự án không chỉ là một bước khởi động đơn giản mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của cuộc họp. Bằng cách chọn lựa và thực hiện các hoạt động Warm up phù hợp, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết và sáng tạo, từ đó giúp dự án tiến triển suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất.
Xem thêm: Facilitator: Từ người điều phối cuộc họp tới người quản lý dự án