Cập nhật lần cuối vào 26/09/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Baseline rất quan trọng, không có baseline là một trong các lý do phổ biến nhất khiến dự án thất bại. Ngược lại việc có baseline dễ mang lại thành công và hiệu quả hơn cho dự án. Để xây dựng baseline cũng không hề khó, tuy nhiên lại cần có kiến thức về schedule (tiến độ), scope (phạm vi) và cost (chi phí).
Tại PMA, 3 bài học về Scope, Schedule và Cost được sắp xếp tuần tự để đảm bảo bạn hiểu rõ ràng về cách xây dựng một dự án thực tế theo kiến thức của chứng chỉ PMP.
Baseline là gì?
Baseline là gì?
Baseline hay Đường cơ sở là một điểm bắt đầu tưởng tượng hoặc cơ sở so sánh cho một cái gì đó.
Baseline trong quản lý dự án là gì?
Trong quản lý dự án, thuật ngữ Baseline là kế hoạch hoặc sản phẩm đã được phê duyệt, cùng với những thay đổi (CR – Change Request) được phê chuẩn.
Baseline là một phần của kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan), là cơ sở để so sánh với hiệu suất thực tế theo thời gian.
Có thể nói rằng, baseline xác định mục tiêu của dự án là đạt được gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu đó.
Có bao nhiêu loại baseline trong quản lý dự án?
Baseline thường được chia làm 3 phần: Scope (Phạm vi), Schedule (Tiến độ) và Cost (Chi phí).
3 đường này thường được đo lường riêng biệt để đảm bảo rằng mỗi đường đều đang đi đúng hướng.
Khi tích hợp cả 3 phần này lại sẽ trở thành PMB – Performance Measurement Baseline (đường cơ sở đo lường hiệu suất)
Scope baseline
Scope baseline là phạm vi dự án đã được phê duyệt, cấu trúc phân rã công việc (WBS – Work Breakdown Structure).
Scope baseline được sử dụng để so sánh với kết quả thực tế. Ngoài ra, scope baseline hoàn toàn có thể bị thay đổi bởi các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức.
Schedule baseline
Schedule baseline là lịch trình dự án đã được phê duyệt. Nó cũng có thể bị thay đổi bởi các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng trong việc so sánh với kết quả thực tế.
Lịch trình dự án bao gồm: ngày, thời lượng, cột mốc và tài nguyên sử dụng cho công việc.
Cost baseline
Phiên bản đã được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng giai đoạn, không bao gồm bất kỳ khoản dự phòng quản lý nào, chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
Cost baseline là ngân sách dự án đã được phê duyệt hoặc bất kỳ cấu trúc phân rã công việc nào hoặc bất kỳ hoạt động dự án nào.
Performance measurement baseline
Performance Measurement Baseline hay PMB – đường cơ sở hiệu suất là cách để quản lý tích hợp các baseline.
Thông qua PMB mà bạn có thể giám sát và quản lý hiệu quả hơn khi có thay đổi diễn ra (có thể là tiến độ, chi phí hay phạm vi) đã làm ảnh hưởng tới thành phần khác.
Ví dụ, khi quản lý tích hợp baseline qua PMB, bạn hoàn toàn có thể biết được tiến độ bị hoãn sẽ ảnh hưởng tới chi phí ra sao.
Lợi ích của việc có baseline
Tăng cường khả năng ước tính
Với baseline, việc đo lường chi phí hay phạm vi hay tiến độ sẽ diễn ra dễ dàng hơn, chi tiết hơn. Các nội dung đó sẽ được lưu trữ lại như 1 lessons learned để cải thiện và ước tính cho các dự án trong tương lai.
Đánh giá hiệu suất chính xác hơn
Baseline tạo ra tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất của một dự án. Với tiêu chuẩn này thì việc đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng hơn và chính xác hơn.
Nếu không có baseline, rất khó để đánh giá xem dự án đang hoạt động kém hay có hiệu quả.
Tính được Earned Value
Earned Value – EV hay Giá trị thu được là một cách để bạn có thể so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch.
Ngoài ra, nó còn cho phép bạn phân tích xu hướng của dự án, qua đó mà dự báo rằng dự án có thể gặp vấn đề trong tương lai hay không?
Các tác hại nếu không có baseline
Không cung ứng đủ nguồn lực cho dự án
Không có Schedule baseline, rất khó để bạn biết mình cần những nguồn lực như thế nào và sử dụng như thế nào.
Tiến độ thực tế bị chậm so với dự kiến
Có rất nhiều thứ phải chuẩn bị trước hàng tuần thậm chí hàng tháng, nhất là các khoản mua sắm cần đặt hàng. Do đó nếu không có baseline, bạn sẽ gặp tình hình chậm trễ tiến độ.
Ngoài ra còn một vấn đề nữa, đó là không thể tạo ra báo cáo tiến độ chính xác nếu không có baseline.
Quản lý chất lượng trở nên khó khăn hơn
Baseline tạo ra một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất hơn, điều đó nghĩa là nếu không có baseline thì việc quản lý chất lượng trở nên khó hơn, nhiều vấn đề hơn.
Đặc biệt nếu không có scope baseline thì bạn biết như nào là kết quả đáp ứng được tiêu chuẩn của khách hàng.
Quản lý thay đổi đã khó còn khó hơn
Không có baseline đồng nghĩa là không có thước đo nào để đo lường, khó để biết kết quả thực tế có khác với dự kiến hay không. Việc theo dõi và giám sát quản lý các thay đổi cũng trở nên khó hơn.
Độ hài lòng của khách hàng bằng … 0
Những điều trên chỉ cần xảy ra một thì cũng dẫn tới kết quả kém, điều này nghĩa là các bên liên quan chủ chốt, thường là khách hàng và nhà tài trợ không hài lòng.
Làm thế nào để xây dựng baseline?
Có 3 loại baseline nên sẽ có 3 bước để tạo baseline và cuối cùng là tích hợp cả 3 baseline trở thành Performance Measurement Baseline.
Bước 1: Xây dựng Scope Baseline
Đầu tiên, bạn phải xác định phạm vi dự án của mình. Phạm vi dự án có thể bao gồm danh sách các mục tiêu và kết quả. Tại bước này bạn phải sử dụng WBS để chia nhỏ thành các công việc và gói công việc nhỏ hơn.
Bước 2: Xây dựng Schedule Baseline
Tiếp theo, bạn phải vạch ra một lịch trình dự án với ngày hết hạn được xác định rõ ràng và thời gian kết thúc của dự án. Một công cụ rất hữu ích đó là sơ đồ Gantt, sơ đồ này giúp bạn chỉnh sửa thời hạn dễ dàng hơn nhiều.
Sau đó, hãy ước tính thời lượng của mỗi công việc, dựa trên điều này mà phân bổ nguồn lực phù hợp hơn.
Bước 3: Xây dựng Cost Baseline
Sau khi biết được phạm vi, lịch trình, nguồn lực cần thiết thì giờ đây là lúc bạn lập kế hoạch tổng chi phí cho dự án. Hãy đảm bảo kế hoạch này liên kết với 2 baseline trên.
Ví dụ về baseline
Dự án xây dựng một website bằng wordpress thay đổi cho website cũ. Bạn là quản lý dự án của dự án này. Bây giờ bạn cần phân tích về chi phí và lịch trình để xin ngân sách cho dự án.
Thông qua trao đổi với các cấp lãnh đạo để tìm hiểu về nhu cầu thì Scope là 1 website gồm 10 trang landing page, 1 homepage, 1 about page, 1 contact page, 1 careers page, 1 blogs page, 1 single post page trong 12 tuần.
Ngoài ra bạn còn cung cấp 4 mã màu liên quan tới bộ màu chủ đề của tổ chức và mong muốn về website đó là hiện đại theo phong cách của châu Âu (bạn được cung cấp 1 vài trang web để tham khảo).
Vậy là bạn đã xác định được phạm vi của dự án, tiếp theo là xây dựng WBS. Sau khi ước tính xong thì bạn cần 4 nhân sự để triển khai dự án và các công cụ/plugin để hoàn thiện website kịp tiến độ 12 tuần.
Chi phí ước tính cho dự án gồm cả công cụ và nhân sự là 90 triệu. Bạn cần tạo ra 1 danh sách chi tiết về từng khoản dự kiến để làm thành một báo cáo.
Baseline có thể bị thay đổi không?
Baseline rất quan trọng và nó nên được văn bản hoá một cách chính thức, được kiểm soát một cách chặt chẽ.
Baseline CÓ THỂ THAY ĐỔI nếu tuân theo các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức, ví dụ như biểu mẫu yêu cầu thay đổi và tuân theo quy trình phê duyệt thay đổi.
Tuy nhiên Baseline không nên bị thay đổi thường xuyên, vì điều này có thể khiến cho việc đo lường sự tiến triển của dự án trở nên khó khăn hơn, thậm chí trường hợp tồi tệ nhất là baseline trở nên vô nghĩa.
Trong trường hợp bạn cần thay đổi baseline thì hãy đảm bảo rằng vẫn lưu trữ đường cơ sở cũ. Sau đó thì bạn mới xây dựng kế hoạch mới và có căn chỉnh dựa trên dữ liệu của baseline cũ.
