PMA – Professional Management Academy

Hướng dẫn làm hồ sơ PgMP

Hướng dẫn làm hồ sơ PgMP

Cập nhật lần cuối vào 31/03/2023 bởi Phạm Mạnh Cường

Chứng chỉ PgMP là một chứng chỉ rất khó để đạt được và bạn sẽ được trải nghiệm độ khó của PgMP ngay từ bước làm hồ sơ. Sau khi đúc kết kinh nghiệm từ những học viên đã pass PgMP tại PMA và cả những học viên pass hồ sơ thì PMA đã tổng hợp ra cách để điền từng trường thông tin trong hồ sơ PgMP vào bài viết này.

Đăng ký tài khoản PMI

Chứng chỉ PgMP là chứng chỉ do Viện quản lý dự án Hoa Kỳ chứng nhận, bạn cần có tài khoản PMI để tham gia các kì thi do PMI chứng nhận.

Để đăng ký tài khoản PMI, bạn truy cập pmi.org sau đó chọn vào nút Register.

tạo tài khoản pmi để đăng làm hồ sơ pgmp

Tại bước điền thông tin khởi tạo hồ sơ, bạn nên viết tất cả bằng Tiếng Anh. Điều này sẽ giúp bạn tránh được một vài trường hợp bị lỗi font.

Khởi tạo hồ sơ PgMP

Để khởi tạo hồ sơ PgMP, bạn truy cập vào link sau:

https://www.pmi.org/certifications/program-management-pgmp

Tại đây chọn nút Continue và đăng nhập tài khoản để làm hồ sơ PgMP.

Khởi tạo hồ sơ pgmp

Điền thông tin hồ sơ PgMP

Thông tin hồ sơ PgMP gồm 5 mục lớn: Education, Project Experience, Program Experience, Experience Summaries, Exam Details.

Trước khi thực hiện bước này, bạn cần phải xem rõ hơn về điều kiện thi PgMP.

Bằng trung học phổ thông hoặc Bằng cao đẳngHOẶCBằng đại học trở lên (Bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, …)
48 tháng quản lý dự án hoặc PMP48 tháng quản lý dự án hoặc PMP
84 tháng quản lý chương trình trong vòng 15 năm qua48 tháng quản lý chương trình trong vòng 15 năm qua

Điều kiện đầu tiên về bằng cấp chính là khai báo ở mục Education, tuỳ vào bằng cấp khác nhau mà bạn sẽ cần khai báo số tháng tối thiểu ở mục Program Experience.

Có một điều kiện là “48 tháng quản lý dự án hoặc PMP” chính là phần Project Experience. Nghĩa là nếu sở hữu PMP thì bạn hoàn toàn có thể không phải điền mục Project Experience này nữa.

Lưu ý: Tất cả các mục trong hồ sơ phải được viết bằng Tiếng Anh.

Education

Education gồm 4 mục:

  • Highest Level of Education: Bằng cấp mà bạn khai báo, chọn 1 trong 5 loại bằng dưới đây
    • High School Diploma: Bằng trung học
    • Associates Degree: Bằng cao đẳng
    • Bachelor Degree: Bằng cử nhân (đại học)
    • Masters Degree: Bằng thạc sĩ
    • Doctorate: Bằng tiến sĩ
  • Years Attended: Năm tham gia học tập
  • Country / Region of Institution: Quốc gia nơi bạn tham gia học
  • Name of Institution: Tên trường học
  • Field of Study: Ngành học, nếu bạn không tìm thấy ngành học của mình thì có thể chọn Other.

Project Experience

Như đã đề cập ở trên, nếu bạn đã sở hữu PMP thì bạn cần điền mục này. Còn nếu bạn chưa có, thì cách viết mục này giống y hệt như PMP.

Bạn có thể tham khảo cách viết tại Hướng dẫn làm hồ sơ PMP

Program Experience

Mục này gồm 9 trường thông tin chính, bao gồm:

  • Program Title: Tên chương trình
  • Organization: Tên tổ chức
  • Job Title: Chức danh khi tham gia chương trình (nên là Program Manager)
  • Functional Reporting Area: Phòng ban 
  • Organization Primary Focus: Lĩnh vực của công ty
  • Program Budget: Ngân sách
  • Number of Direct Reports: Số lượng báo cáo trực tiếp tới bạn
  • Dates: Ngày bắt đầu và kết thúc chương trình (trong vòng 15 năm trở lại)
  • Program Benefits: Tóm tắt về chương trình

Bạn chưa biết về Outputs (Deliverables), Outcomes và Benefits trong chương trình/ dự án thì hãy xem qua bài viết Tổng quan về Quản lý Lợi ích (Benefits Management)

Trong tất cả các mục trên thì mục Program Benefit là quan trọng nhất. Để viết mục này, trước tiên bạn nên liệt kê các mục gồm:

  • Program objective: Mục tiêu của chương trình
    • Phát triển cái gì? Xây dựng cái gì? 
  • Program metrics: Các chỉ số chính
    • Các chỉ số chính mà phải được ưu tiên và đạt được là gì?
  • Your role on the program: Vai trò của bạn (Nên là Program Manager)
  • Your responsibilities: Các công việc và trách nhiêm của bạn
    • Bạn đã làm gì nổi bật trong các giai đoạn khởi tạo chương trình, thực thi chương trình và kết thúc chương trình?
  • Deliverables: Kết quả
    • Bạn đã bàn giao gì cho khách hàng? 
  • Program benefits: Lợi ích đạt được
    • Với kết quả trên thì bạn đã giúp khách hàng cải tiến điều gì? Điều đó có khiến khách hàng hài lòng không? 

Sau khi hoàn thành dàn ý trên thì bạn có thể viết thành một văn bản. Hãy sử dụng ngôi thứ nhất (là I) để xưng hô.

Ví dụ: After the discussion with PMs, I decided to develop an automation test tool for repeated and regression test operations. The other tests will be manual as previously. —> Đây chính là nói về Program Objectives và cả vai trò của bạn.

Ngoài ra còn có trường thông tin phụ, đó là các dự án nằm trong chương trình. Với mỗi dự án cần khai báo thông tin gồm:

  • Project Title: Tên dự án
  • Approach/Methodology: Phương pháp quản lý (Waterfall/ Agile/ Hybrid)
  • Team Size: Số lượng thành viên trong đội nhóm
  • Budget: Ngân sách của dự án
  • Dates: Ngày bắt đầu và kết thúc của dự án

Lưu ý: Đảm bảo rằng tất cả dự án diễn ra trong thời gian chương trình diễn ra, thời gian diễn ra các dự án nằm trong chương trình có thể overlap với nhau.

Experience Summaries 

Trong tất cả các mục làm hồ sơ PgMP thì đây là mục khó nhất. Mục này thậm chí còn được người thật review (còn gọi là vòng Panel Review). Tại mục này, bạn cần viết 5 bài luận.

Tiêu chí của bài luận:

  • Độ dài phổ biến là 200-350 từ.
  • Ngôi xưng hô phải là “Tôi” (I) chứ không phải là “Chúng ta” (We)
    • “Tôi ra quyết định …”
    • “Tôi tổ chức cuộc họp …”
    • “Tôi đề xuất ý kiến …”
  • Đây không phải bài luận về học thuật mà là về kinh nghiệm. Nghĩa là người viết phải đi kể lại câu chuyện thực tế, tình huống thật mà mọi người tham gia giải quyết thật.
    • Không phải là: Tôi học cái này nên sẽ làm cái này, chọn tool/technique này
    • Mà phải là: 
      • Tôi gặp vấn đề này thì tôi đã bàn bạc với những ai? 
      • Vị trí các ông đấy là gì? 
      • Trong bàn đấy chúng tôi nói những việc gì? 
      • Có những option nào được đưa ra? 
      • Tại sao chúng tôi lại chọn option này? 
      • Tôi đã propose option này lên ai? 
      • Lúc phê duyệt họ đã hỏi cái gì? 
      • Họ phê duyệt xong thì tôi đã thực hiện như thế nào? 
      • Kết quả của phương án đấy như nào?
  • Có 5 domain và mỗi domain có 2 option để viết bài luận. Chọn một trong hai question để viết bài.
    • Recommend: Nên chọn Question 2 vì Question 1 dễ bị viết thành hướng học thuật.
TopicQuestion 1Question 2
Strategic Program ManagementDeveloped program justification and business case in alignment with the organization’s strategic planMonitored the business enviroment program goals, and benefits realization plan in order to ensure the program remains aligned with the organization’s strategic objectives
Benefits RealizationDefined and monitored benefits realization measurement criteriaIdentified opportunities that resulted in optimized program benefits
Stakeholder ManagementIdentified and analyzed program stakeholdersDeveloped clear expectations and program acceptance criteria with program stakeholders
GovernanceEstablished and adapted the program governance modelIdentified and evaluated risks and their impact on the program objectives throughout the program
Program Life CycleManaged and optimized the use of resources (human, materials, equipment, facilities, finance, etc, …) across component projectsManaged and resolved program-level issues and issues escalated from component project(s)

Để làm bước này thì PMA cũng đã tạo ra một khung hướng dẫn chuyên nghiệp để viết bài luận. Khung này sẽ được đưa vào chương trình học và có hướng dẫn trong khoá học PgMP Exam Prep.

Nếu bạn cần khung này thì hoàn toàn có thể liên hệ với PMA qua fanpage PMA Vietnam để nhận khung nhé.

khung hướng dẫn viết hồ sơ pgmp mục experience summaries

Exam Details

Bước này là các thông tin cá nhân của bạn khi tham gia kỳ thi. Bạn khai báo thông tin đúng vì đây là thông tin dùng để đối chiếu khi bạn vào phòng thi.

hồ sơ pgmp mục exam details

Tips: Để tránh việc chính tả và ngữ pháp, bạn hãy đưa thông tin vào Google Docs, sau đó cài extension Grammarly để kiểm tra.