Cập nhật lần cuối vào 05/07/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Trong Agile projects, việc sử dụng biểu đồ để thể hiện dữ liệu trực quan, theo dõi tiến độ và khối lượng công việc của dự án là vô cùng cần thiết. Trong bài trước chúng ta đã cùng tìm hiểu về biểu đồ Burn down – công cụ hoàn hảo để quản lý tiến độ và hiệu suất làm việc của team. Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu về biểu đồ Burn up – 1 công cụ hỗ trợ khác sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thời gian dự kiến để hoàn thành một dự án.
Burn up chart là gì?
Burn up chart là 1 biểu đồ minh họa trực quan khối lượng công việc mà team đã hoàn thành và tổng khối lượng công việc cần phải hoàn thành trong dự án.
Khi nào thì sử dụng burn up chart?
Khi làm dự án sẽ không thể tránh khỏi trường hợp các bên liên quan hoặc khách hàng mong muốn thêm hoặc bớt các đầu mục công việc vào project, burn up chart khi ấy sẽ là 1 công cụ hoàn hảo để thông báo cho cả team biết rằng hành động đó sẽ ảnh hưởng đến deadline dự án như thế nào.
Ví dụ, khi dự án đang trong quá trình triển khai, khách hàng đột ngột thêm rất nhiều đầu mục công việc, khi ấy burn up chart sẽ nhanh chóng giúp khách hàng đánh giá được là họ có thực sự cần đầu mục bổ sung đó hay không. Ngoài ra, biểu đồ burn up còn giúp đánh giá khả năng hoàn thành dự án theo tiến độ đề ra ban đầu của cả team.
Tại sao nên sử dụng burn up chart?
Burn up chart sẽ là 1 công cụ rất hữu dụng khi phạm vi dự án phải mở rộng theo yêu cầu của khách hàng và khi có những tính năng bổ sung mới được thêm vào dự án.
Người làm Product Owner hay Project Manager có thể sử dụng biểu đồ này để có những thông tin hữu ích cho dự án.
- Review và đưa ra đánh giá cho sprint
- Giao tiếp dễ dàng với khách hàng, project team, nhà tài trợ hay các stakeholders về những tác động có thể có lên sự phát triển của dự án.
- Có cái nhìn trực quan về tiến độ của dự án, và đánh giá khả năng hoàn thành dự án của cả team.
Vẽ burn up chart như thế nào?
Bước 1: Xác định phạm vi dự án
Bước đầu tiên để có thể triển khai 1 dự án đó là xác định được phạm vi của dự án đó (danh sách các nhiệm vụ cần phải được hoàn thành).
Việc xác định phạm vi dự án hợp lý sẽ giúp bạn tránh được scope creep, hay nói cách khác việc sử dụng burn up chart có thể giúp cho khách hàng hay các bên liên quan nhìn thấy vấn đề về phạm vi dự án, thuyết phục họ ngừng yêu cầu thay đổi và cho phép dự án hoàn thành.
Bước 2: Ước lượng thời gian hoàn thành dự án
Sau khi hoàn thành xong bước 1, project team cần quyết định bao nhiêu vòng lặp thời gian hay sprint cần có để hoàn thành các tasks trong product backlog. Thời gian triển khai dự án thường sẽ rơi vào 2-4 tuần làm việc.
Bước 3: Chia khối lượng công việc
Đây là lúc mình đánh giá thời gian và công sức cần có để hoàn thành các tasks. Scrum teams thường sử dụng công cụ như Planning Poker để ước tính story points cho mỗi task. Như vậy, bạn có thể dễ dàng phân chia công việc một cách công bằng cho các thành viên trong team.
Bước 4: Tạo Burn up chart bằng Excel
Giống như Burn down chart, bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng Excel để tạo burn up chart cho team mình. Trong Excel, bạn sẽ cần phải chia làm 2 cột bao gồm thời gian (time units) và khối lượng công việc (work units). Hai cái này sẽ biểu tượng cho 2 trục cơ bản trong biểu đồ.
- Trục hoành (trục x): thể hiện time units
- Trục tung (trục y): thể hiện work units
Khi dự án tiến triển, nhìn vào biểu đồ sẽ có thể xác định tiến độ của team. Biểu đồ sẽ bắt đầu hiển thị xu hướng tăng, điều này sẽ phản ánh số lượng công việc được thực hiện bởi project team.
Bạn có thể tham khảo và sử dụng burn up chart template của chúng tôi. Hy vọng nó sẽ giúp bạn trong quá trình triển khai dự án.
Bước 5: Thay đổi và cải tiến
Một khi burn up chart được xây dựng, bạn có thể sử dụng nó để kiểm tra và cải tiến project ngay cả trong thời gian triển khai dự án. Nó sẽ thể hiện số lượng công việc đã hoàn thành và số lượng công việc bạn nên làm để không bị trễ deadline.
So sánh giữa Burn down chart và Burn up chart
| Burn down chart | Burn up chart |
|---|---|
| Thể hiện tiến độ hoàn thành công việc của 1 dự án và có xu hướng giảm cho tới khi hoàn thành hết tất cả các task trong project | Phản ánh lượng thời gian/công việc cần được thực hiện để đạt tỷ lệ hoàn thành 100% Nếu phát sinh công việc được thêm vào giữa dự án, burn up chart sẽ thể hiện được nó xảy ra khi nào và ảnh hưởng của việc đó vào timeline dự án |
Tóm lại, nếu bạn muốn biết những công việc nào còn lại team phải làm để kịp hoàn thành dự án theo tiến độ ban đầu thì sử dụng burn down chart.
Nếu bạn muốn nhấn mạnh hay thể hiện những công việc mà team đã hoàn thành được thì sử dụng burn up chart.
Tổng kết
Giống như burn down chart, burn up chart cũng là 1 dạng biểu đồ giá trị luôn được sử dụng trong quá trình làm việc, nó giúp theo dõi tiến độ dự án cũng như cải thiện công việc nhằm gia tăng năng suất của nhóm Agile. Do vậy, việc áp dụng biểu đồ burn up vào trong quá trình triển khai dự án là vô cùng cần thiết và hữu dụng.
